Ankara Anıttepe Rotary Kulübü Derneği ("Kulüp") olarak kişisel verilerinizin güvenliğine önem veriyoruz. Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi uyarınca aydınlatma yükümlülüğümüzü yerine getirmek için hazırlanmıştır.
1. Veri sorumlusu
- Dernek adı: Ankara Anıttepe Rotary Kulübü Derneği
- Adres: Mutlukent Mah. 2072. Sokak No: 4, Çankaya / Ankara
- Vergi dairesi: Doğanbey Vergi Dairesi
- Vergi numarası: 069 042 4676
- E-posta: info@anitteperotary.org
2. Hangi kişisel verileri işliyoruz
a) Kulüp üyelerimizin verileri
Üyelerimiz, üye paneli üzerinden kendi kayıtlarını doldurur ve diledikleri zaman günceller. İşlenen veriler şunlardır:
- Kimlik: ad, soyad, almanakta kullanılmak üzere tercih edilen ad
- İletişim: e-posta adresi, telefon, cep telefonu, iletişim adresi, iş adresi
- Kişisel nitelikli: doğum tarihi, evlilik tarihi, meslek ve iş bilgisi, fotoğraf
- Aile: eşin adı, soyadı, doğum tarihi, iletişim bilgileri ve fotoğrafı; çocukların adı ve doğum tarihi
- Üyelik: kulübe giriş tarihi, Rotary'ye giriş dönemi, dönem görevleri, komite üyelikleri, üyelik durumu, varsa ayrılış tarihi
- Katılım: toplantı yoklamaları ve telafi kayıtları
- Mali: aidat tahakkukları ve ödeme kayıtları
- İşlem güvenliği: giriş kayıtları, oturum bilgisi, IP adresi
Eşe ve çocuklara ait bilgiler ile fotoğraflar zorunlu değildir; yalnızca üyenin kendisi girdiği takdirde işlenir. Çocuklara ait kayıtlar, üye açıkça izin vermedikçe diğer üyelere gösterilmez.
b) Site ziyaretçilerinin verileri
- İletişim formu: ad soyad, e-posta adresi, konu ve mesaj içeriği
- Sunucu kayıtları: IP adresi, erişim tarihi ve saati, tarayıcı bilgisi
3. İşleme amaçlarımız
- Dernekler mevzuatı uyarınca üye kayıtlarının tutulması
- Üyelerimizin birbirine ulaşabilmesi için dijital almanağın oluşturulması (yalnızca giriş yapmış üyelere açıktır)
- Toplantı devam durumunun Rotary kuralları çerçevesinde izlenmesi
- Aidat ve bağış takibi ile mali kayıtların tutulması
- Aylık Başkan Mektubu'nun ve kulüp içi duyuruların hazırlanması
- Doğum günü ve evlilik yıldönümü kutlamalarının iletilmesi
- Uluslararası Rotary ve 2430. Bölge'ye karşı üyelik bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
- Bize ulaşan soru ve taleplerin yanıtlanması
- Sitenin ve üye panelinin güvenliğinin sağlanması
4. Hukuki sebepler
Kişisel verileriniz KVKK'nın 5. maddesindeki şu sebeplere dayanarak işlenir:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi — dernek üye kayıt defterinin tutulması
- Sözleşmenin kurulması veya ifası — üyelik ilişkisinin yürütülmesi
- Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi — mali mevzuat ve dernekler mevzuatı
- Meşru menfaat — kulüp faaliyetlerinin ve iletişiminin yürütülmesi, bilgi güvenliği
- Açık rıza — fotoğraf, eş ve çocuk bilgileri gibi zorunlu olmayan alanlar ile iletişim formunun gönderilmesi
5. Toplama yöntemi
Veriler; üye panelindeki formlar, kulüp sekreterliğine yapılan bildirimler, iletişim formu ve sitenin teknik altyapısı (sunucu kayıtları, oturum çerezi) aracılığıyla elektronik ortamda toplanır.
6. Kimlere aktarıyoruz
- Kulüp üyelerimize — almanak bilgileri yalnızca giriş yapmış üyelere açıktır; herkese açık site bölümlerinde üyelerin adresi, telefonu ve doğum tarihi yayımlanmaz
- Barındırma (hosting) hizmet sağlayıcımıza — verilerin saklandığı sunucu hizmeti kapsamında
- Uluslararası Rotary ve 2430. Bölge'ye — üyelik bildirimleri kapsamında, derneksel yükümlülüklerimiz gereği
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına — mevzuattan doğan talep hâlinde
Bunların dışında kişisel verileriniz üçüncü kişilerle paylaşılmaz, ticari amaçla kullanılmaz ve reklam amacıyla aktarılmaz.
7. Saklama süresi
Kişisel verileriniz üyeliğiniz boyunca ve mevzuatın öngördüğü saklama süreleri sonuna kadar saklanır. Üyelikten ayrılan bir üyemiz talep ettiğinde iletişim bilgileri, adres, doğum ve evlilik tarihi, meslek bilgisi, fotoğrafı ile eş ve çocuk kayıtları sistemden silinir; adı, soyadı ve kulüp geçmişine ilişkin kayıtlar (dönem görevleri, katılım ve aidat geçmişi) derneğin kurumsal arşivi ve mevzuattan doğan yükümlülükleri nedeniyle saklanmaya devam eder.
İletişim formu üzerinden gelen mesajlar, talebin sonuçlanmasının ardından makul bir süre içinde silinir.
8. Çerezler
Sitemiz yalnızca oturumun sürdürülebilmesi ve form güvenliği için zorunlu çerezler kullanır. Reklam, profilleme veya üçüncü taraf analiz çerezi kullanılmamaktadır. Yazı tipleri de dâhil olmak üzere sitenin tüm kaynakları kendi sunucumuzdan sunulur; bu nedenle ziyaretiniz sırasında üçüncü taraf sunuculara bağlantı kurulmaz.
9. Haklarınız
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak şu haklara sahipsiniz:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- Mevzuattaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme
- Kanuna aykırı işlenme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
Üyelerimiz, kendilerine ait almanak bilgilerini üye panelinden her zaman görüntüleyebilir ve doğrudan düzeltebilir.
10. Başvuru
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, kimliğinizi tevsik edici bilgilerle birlikte info@anitteperotary.org adresine e-posta ile ya da yazılı olarak yukarıda belirtilen dernek adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.